Kesalahan Umum dalam Penulisan Surat Resmi

Selain penulisan rincian data diri, ada banyak kesalahan tata bahasa dan format yang sangat sering "diwariskan" dari tahun ke tahun dalam pembuatan surat resmi. Banyak orang menganggapnya benar karena sering melihatnya, padahal secara kaidah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD Edisi V) dan Tata Naskah Dinas, hal tersebut keliru.

Berikut adalah daftar kesalahan umum dalam surat resmi beserta penjelasan dan dasar kaidah kebahasaannya yang telah dirangkum secara ringkas dan padat:

1 Pemborosan Kata "Kepada Yth."

Ini adalah kesalahan paling legendaris dalam surat-menyurat di Indonesia. Menggabungkan "Kepada" dan "Yth." adalah bentuk pleonasme (pemborosan kata yang maknanya tumpang tindih).

Dasar Keilmuan: Kata "Kepada" berfungsi sebagai kata depan pengantar alamat tujuan. Sedangkan "Yth." (Yang terhormat) berfungsi sebagai sapaan penghormatan. Karena letak alamat tujuan sudah jelas fungsinya, kata depan "Kepada" tidak diperlukan lagi.

❌ Salah (Keliru)	✅ Benar (Baku)
Kepada Yth. Bapak Budi	Yth. Bapak Budi
Kepada: Direktur PT Maju	Yth. Direktur PT Maju

2 Sapaan "Bapak/Ibu" Digabung dengan Jabatan

Sering kali kita melihat penulisan "Yth. Bapak Kepala Dinas" atau "Yth. Ibu Direktur". Ini adalah kesalahan logika sapaan.

Dasar Keilmuan: Kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara (Sdr.) hanya boleh digunakan jika diikuti oleh nama orang, bukan nama jabatan, gelar, atau instansi. Jabatan sudah merupakan bentuk kehormatan itu sendiri.

❌ Salah (Keliru)	✅ Benar (Baku)
Yth. Bapak Kepala Sekolah	Yth. Kepala Sekolah
Yth. Ibu Direktur HRD	Yth. Direktur HRD
Yth. Bapak Budi Santoso	Yth. Budi Santoso (atau) Yth. Bapak Budi

3 Kata Ganti "-nya" pada "Atas perhatiannya"

Pada paragraf penutup surat, kalimat "Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih" sangat sering digunakan, padahal keliru secara tata bahasa.

Dasar Keilmuan: Klitik "-nya" adalah kata ganti orang ketiga tunggal (dia/mereka). Surat resmi adalah komunikasi langsung antara pengirim (orang pertama) dan penerima (orang kedua). Gunakanlah kata ganti orang kedua (Bapak/Ibu/Saudara).

❌ Salah (Keliru)	✅ Benar (Baku)
Atas perhatiannya, kami...	Atas perhatian Bapak/Ibu, kami...
Atas kerjasamanya, diucapkan...	Atas kerja sama Saudara, kami...

4 Penulisan Kota pada Tanggal Surat (Jika Ada Kop)

Banyak yang masih menuliskan nama kota sebelum tanggal padahal surat tersebut sudah menggunakan Kop (Kepala) Surat.

Dasar Keilmuan: Fungsi penulisan nama kota di depan tanggal adalah penunjuk lokasi pembuatan surat. Jika surat memiliki Kop Surat (yang memuat alamat instansi pembuat), penulisan kota di sebelah tanggal menjadi berlebihan/mubazir.

❌ Salah (Keliru)	✅ Benar (Baku)
(Memakai Kop Surat) Jakarta, 3 Agustus 2026	(Memakai Kop Surat) 3 Agustus 2026
(Tanpa Kop Surat) 3 Agustus 2026	(Tanpa Kop Surat) Jakarta, 3 Agustus 2026

5 Penulisan Angka pada "Lampiran"

Sering ditulis berlebihan seperti ini: Lampiran: 1 (satu) berkas atau Lampiran: 2 lembar.

Dasar Keilmuan: EYD V mengatur bahwa bilangan yang dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata harus ditulis dengan huruf (jika berada di dalam teks). Menuliskan angka lalu mengulangnya dengan huruf di dalam kurung umumnya hanya berlaku untuk dokumen hukum akta/kuitansi uang.

❌ Salah (Keliru)	✅ Benar (Baku)
Lampiran: 1 (satu) berkas	Lampiran: Satu berkas
Lampiran: 25 lembar	Lampiran: 25 lembar (angka, karena lebih dari 2 kata)

6 Penggunaan Kata "di Tempat"

Pada bagian alamat tujuan, penulisan sering ditutup dengan kata "di Tempat" (contoh: Yth. Budi Santoso di Tempat).

Dasar Keilmuan: Pertama, kata depan "di" yang menunjukkan arah/lokasi harus dipisah (jadi di tempat). Kedua, penggunaan kata "tempat" sangat tidak spesifik. Dalam korespondensi modern, lebih baik langsung menyebutkan nama kota, gedung, atau lokasi spesifik.

❌ Kurang Tepat	✅ Benar (Baku)
di Tempat / ditempat	di Jakarta
di-Tempat	di Gedung Sudirman